Een werkstroom maken in CRM Dynamics online

Voor een pdf-kopie van de Prezi-presentatie: Verkoopproces_met_fase_mbv_werkstroom.pdf (3038034) 

 

Het verkoopteam van uw organisatie volgt waarschijnlijk een aantal specifieke stappen bij het opbouwen en onderhouden van relaties met mogelijke klanten om een verkoop te sluiten. In Microsoft Dynamics CRM Online kunt u vele van deze taken en activiteiten die gekoppeld zijn aan het verkoopproces, automatiseren door een werkstroom te maken.

 

Een verkoopproces met fasen maken met behulp van een werkstroom

U kunt ook informatie van verkoopproceswerkstromen weergeven in verkooprapporten. Het rapport Verkoop-pipeline geeft bijvoorbeeld de werkstroomfase waarin verkoopkansen zich bevinden, weer.
 

Rapport Verkooppijplijn

 

Hieronder zullen we volgende stappen overlopen:

  •  Stap 1: De werkstroom voor het verkoopproces plannen en ontwer pen
  • Stap 2: De werkstroom voor het verkoopproces maken in Microsoft Dynamics CRM Online
  • Stap 3: Het verkoopproceswerkstroom testen
  • Stap 4: De voortgang meten met het rapport Verkooppijplijn 


 

Stap 1: De werkstroom voor het verkoopproces plannen en ontwerpen

Werkstromen voor verkoopprocessen kunnen behoren tot de meest complexe werkstromen die u ooit moet ontwerpen in Microsoft Dynamics CRM Online. Voordat u de Webtoepassing opent en begint met het maken van een werkstroom, is het belangrijk om even wat tijd uit te trekken voor het plannen van de logica die de werkstroom moet volgen en de acties die moeten worden uitgevoerd. Omdat werkstromen bestaan uit logische stappen, kan een eenvoudig diagram de beste manier zijn om te beginnen.

 

Werkstroomdiagram van verkoopproces

 

Het verkoopproces dat als voorbeeld in dit artikel wordt gebruikt, is gericht op de fundamentele verkoopactiviteiten rond de entiteit Verkoopkans en bestaat uit de volgende fasen:

  1. Eerste contact. Wanneer een nieuwe verkoopkansrecord wordt gemaakt, wijst u deze toe aan de juiste verkoper op basis van de geografische informatie in de verkoopkans.
     
  2. Kwalificatie. Wanneer het percentage in het veld Kans van het formulier Verkoopkans verandert in een getal boven de 25, maakt u een telefoongesprekactiviteit voor de verkoper. Koppel het telefoongesprek aan de verkoopkans en stel de einddatum in op twee weken nadat de waarschijnlijkheid is gewijzigd.
     
  3. Waarschijnlijke verkoop. Wanneer Kans verandert in een getal boven de 50, maakt u een telefoongesprekactiviteit voor de verkoper. Stel de einddatum voor het telefoongesprek in op één week nadat de activiteit is gemaakt.
     
  4. Verkoop in behandeling. Wanneer Kans verandert in een getal boven de 90, maakt u een taak voor het plannen van een afspraak tussen de verkoper en de potentiële klant. Stel de einddatum voor de taak in op twee dagen nadat de waarschijnlijkheid is toegenomen.
     
  5. Voltooide verkoop. Wanneer het percentage van Kans verandert in 100, sluit u de verkoopkans af als Binnengehaald.


In elke fase van het verkoopproces wacht Microsoft Dynamics CRM Online tot aan de criteria wordt voldaan voordat de verkoopkans doorgaat naar de volgende fase. In dit voorbeeld kan een verkoopkans doorgaan naar de volgende fase wanneer de waarde in het veld Kans toeneemt. In andere verkoopprocessen moeten mogelijk alle activiteiten in een fase zijn voltooid voordat de verkoopkans naar de volgende fase kan gaan.


Stap 2: De werkstroom voor het verkoopproces maken in Microsoft Dynamics CRM Online

Het maken van een werkstroom voor een verkoopproces omvat de volgende basisstappen:

  1. Maak een lege werkstroom.
  2. Maak fasen in de werkstroom.
  3. Voeg logica en acties toe aan de fasen van de werkstroom.

 

Een lege werkstroom maken

Voordat u fasen, logica of acties kunt toevoegen aan uw werkstroom, moet u eerst de werkstroom zelf maken.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster op Instellingen en klik vervolgens op Processen.
  2. Klik op de Actions toolbar op Nieuw.
  3. Stel in het dialoogvenster Proces maken de vereiste eigenschappen in voor de werkstroom.
    1. Typ in het vak Procesnaam de naam die u wilt gebruiken voor deze werkstroom, bijvoorbeeld 'Verkoopproces'.
    2. Selecteer in de lijst Entiteit de optie Verkoopkans als de primaire entiteit voor deze werkstroom.
    3. Selecteer in de lijst Categorie de optie Werkstroom.
  4. Klik op OK.
  5. Stel in het Gebied Proceseigenschappen in de bovenste helft van het Formulier Proces aanvullende eigenschappen in voor de werkstroom.
    1. Selecteer in de lijst Bereik onder Opties voor automatische processen een bereik dat overeenstemt met de records in uw organisatie waarop u wilt dat de werkstroom betrekking heeft.

      Het bereik dat u opgeeft, staat toe dat werkstroomtaken alleen op geschikte records wordt uitgevoerd, zoals Organisatie voor alle records of Business Unit voor records die eigendom zijn van personen in een specifieke groep.

    2. Bevestig onder Starten wanneer dat het selectievakje Record is gemaakt is geselecteerd.

      Tip

      Als u absoluut zeker wilt zijn dat de werkstroom functioneert zoals u dit verwacht, stelt u Bereik voorlopig in op Gebruiker en vervolgens test u de verkoopproceswerkstroom voordat u deze implementeert in de rest van uw organisatie.

  6. Klik op de werkbalk Formulier op Opslaan.

 

Fasen in de werkstroom maken

Nadat u een lege werkstroom hebt gemaakt, voegt u de structuur voor het verkoopproces toe door fasen aan de werkstroom toe te voegen.

  1. Klik op de Werkbalk Proceslogica op Stap toevoegen en klik vervolgens op Fase.
  2. Bevestig dat u een fase aan uw werkstroom wilt toevoegen door te klikken op OK.
  3. Klik op Typ hier een beschrijving van de fase en geef de naam van de eerste fase in uw verkoopproces op, zoals Nieuwe verkoopkans.
  4. Herhaal deze stappen voor elke fase in het verkoopproces van uw organisatie.

    U kunt bijvoorbeeld de volgende fasen toevoegen aan de werkstroom van uw verkoopproces

    • Eerste contact
    • Kwalificatie
    • Waarschijnlijke verkoop
    • Verkoop in behandeling
    • Voltooide verkoop
  5. Klik op de werkbalk Formulier op Opslaan.


Logica en acties toevoegen aan de fasen van de werkstroom

De logica en acties die u opneemt in de werkstroom, bepalen hoe uw werkstroom omgaat met records in uw Microsoft Dynamics CRM Online-database. Voor de werkstroom voor uw verkoopproces voegt u logica en acties toe aan elke fase die u eerder hebt gedefinieerd.


Opmerking

De specifieke logica en acties die u toevoegt, zijn afhankelijk van de unieke zakelijke behoeften van uw organisatie. Voor stapsgewijze instructies over het toevoegen van afzonderlijke elementen aan werkstromen, raadpleegt u Werken met werkstromen in Microsoft Dynamics CRM Online Help.

Logica en acties toevoegen aan de werkstroom van uw verkoopproces

  1. Vouw de eerste fase in de werkstroom uit en klik vervolgens op Selecteer deze rij en klik op Stap toevoegen.
  2. Voeg de logica en acties voor het verkoopproces van uw organisatie toe. Herhaal deze stap voor elke fase in uw werkstroom.
    1. Voeg de volgende logica en acties toe aan de fase 'Eerste contact'.

      Fase 'Eerste contact' van werkstroom

    2. Voeg de volgende logica en acties toe aan de fase 'Kwalificatie'.

      Fase 'Kwalificatie' van werkstroom

    3. Voeg de volgende logica en acties toe aan de fase 'Waarschijnlijke verkoop'.

      Fase 'Waarschijnlijke verkoop' van werkstroom

    4. Voeg de volgende logica en acties toe aan de fase 'Verkoop in behandeling'.

      Fase 'Verkoop in behandeling' van werkstroom

    5. Voeg de volgende logica en acties toe aan de fase 'Voltooide verkoop'.

      Fase 'Voltooide verkoop' van werkstroom

  3. Klik op de werkbalk Formulier op Opslaan.
  4. Klik op de werkbalk Formulier op Activeren en klik vervolgens op OK.

 

Belangrijk

Uw werkstroom voor het verkoopproces onderneemt actie op nieuwe verkoopkansen zodra u deze activeert. Om er zeker van te zijn dat de werkstroom precies doet wat u wilt, kunt u de werkstroom eerst testen voordat u deze algemeen implementeert.

 

Stap 3: Het verkoopproceswerkstroom testen

Hoewel u geen programmeur hoeft te zijn om een werkstroom te maken, kunnen met name werkstromen voor verkoopprocessen een complexe logica bevatten die moet worden getest. Een eenvoudige manier om een automatische werkstroom te testen, is door het bereik van de werkstroom zodanig in te stellen dat er alleen actie wordt uitgevoerd op records die u maakt. Op deze manier kunt u de invoer bepalen die de werkstroom ontvangt en waarborgen dat de uitvoer correct is voordat u de werkstroom algemener publiceert.

  1. Open de werkstroom en selecteer in de lijst Bereik de optie Gebruiker.


    Opmerking
    Als u de werkstroom al hebt gepubliceerd, moet u de publicatie ongedaan maken voordat u wijzigingen kunt aanbrengen.

  2. Sla de werkstroom op en activeer deze.
  3. Maak een nieuwe verkoopkansrecord.


    Tip
    Zorg ervoor dat de nieuwe verkoopkans en de hieraan gerelateerde records alle gegevens bevatten die door uw werkstroom voor het verkoopproces worden verwacht, zoals adresgegevens in het account of de contactpersoon om de verkoopkans toe te wijzen aan de juiste eigenaar.

  4. Wacht enkele seconden totdat de werkstroom wordt gestart, open vervolgens de verkoopkans en klik op Workflow uitvoeren.

    Uw werkstroom voor het verkoopproces moet hier worden vermeld. Als dit niet het geval is, controleert u de werkstroomlogica en de verkoopkansgegevens om eventuele verkeerde overeenkomsten of fouten in de logica op te sporen en probeert u het vervolgens opnieuw.

  5. Nadat u erin bent geslaagd de werkstroom correct te starten, voert u meer tests uit door wijzigingen aan te brengen aan andere verkoopkansgegevens die verband houden met de werkstroomlogica.

    Wijzig bijvoorbeeld de waarde in het veld Kans van de verkoopkans om de record van de ene fase naar de andere te verplaatsen.

  6. Wanneer u tevreden bent met de manier waarop de werkstroom werkt, wijzigt u het bereik naar het uiteindelijk gewenste bereik en activeert u de werkstroom opnieuw.

 

Stap 4: De voortgang meten met het rapport Verkooppijplijn

Het rapport Verkoop-pipeline in Microsoft Dynamics CRM Online kan u helpen te zien welk effect uw werkstroom voor het verkoopproces heeft op verkoopkansrecords. Met dit rapport geeft u de verwachte potentiële verkopen weer. Het rapport bevat een diagram van de potentiële verkopen gegroepeerd per gebruiker, verkooprayon, klantrayon, datum, producten, kwalificaties of verkoopstadium.

Het rapport Verkooppijplijn uitvoeren

  1. Klik in de navigatiedeelvenster op Verkoop en klik vervolgens op Verkoopkansen.
  2. Als u het rapport wilt uitvoeren op een specifieke groep records, selecteert u die records voordat u het rapport uitvoert.
  3. Klik op de Actions toolbar op Rapport uitvoeren en klik vervolgens op Verkoop-pipeline.
  4. Kies in het dialoogvenster Records selecteren een optie voor het bereik van uw rapport en klik vervolgens op Rapport uitvoeren.
  5. Selecteer in het venster Rapportviewer de optie Verkoopproces in de lijst Groeperen op verkoopproces en klik vervolgens op Rapport weergeven.

    Het rapport wordt weergegeven in Microsoft Dynamics CRM Online, met de verkoopkansen gegroepeerd op de fase van het verkoopproces waarin ze zich bevinden.

 

Bron / lees meer: rc.crm.dynamics.com