Een goede office manager is een geboren relatiemanager
Hou zou de ' office manager 2.0' werken?
Bron: https://www.youtube.com/watch?v=CKenAQMGrks&feature=related
Relatiemanagement, helemaal niet droog en saai
Als office manager ben je eigenlijk dagelijks bezig met relatiemanagement. Je hebt immers voortdurend contact met verschillende relaties zoals je baas, collega's, vakgenoten, klanten en leveranciers. Sterker nog, je kunt zelfs het verschil maken tussen tevreden klanten en ontevreden klanten en een prettige of onprettige werksfeer. Maar helaas concentreren de meeste office managers zich nog teveel op uitvoerende werkzaamheden. Een gemiste kans, want vanuit haar/zijn positie en menselijke eigenschappen is juist de office manager in staat om verbonden en openheid te creëren, zowel binnen de organisatie als daarbuiten.
Uit een poll gehouden door Management Support, blijkt dat slechts de helft van de office managers hun taak als relatiemanager serieus neemt. De andere helft vindt dat relatiemanagement eigenlijk niet tot hun takenpakket behoort.
Social mediatraining
Gé Bouma was 20 jaar werkzaam als directiesecretaresse bij verschillende profit- en non profit-organisaties. 'Ik ging regelmatig naar netwerkbijeenkomsten om nieuwe relaties te leren kennen en bestaande te onderhouden. Daarnaast deed ik veel aan netwerken via de telefoon. Maar tegenwoordig wordt het dankzij de opmars van sociale media steeds eenvoudiger om snel met de juiste persoon in contact te komen. LinkedIn biedt ongekend veel mogelijkheden om relaties aan te gaan en te onderhouden. Je kunt het zelfs gebruiken als een compleet CRM-systeem. Tegelijkertijd functioneert het als een gratis website. Twitteren is een goede manier om enkele keren per week kort onder de aandacht te komen bij potentiële klanten, medewerkers en samenwerkingspartners. Je bouwt vertrouwen op door bijvoorbeeld positieve referenties over jouw bedrijf te retweeten, werknemers in het zonnetje te zetten of informatie over je dienst of product te delen'.
Gé heeft sinds twee jaar haar eigen bedrijf dat helemaal is toegespitst op relatiebeheer. Ze organiseert ondermeer LinkedIn- en Twittertraining voor management assistenten. 'Tijdens deze trainingen leer ik hen hoe ze de verschillende socialmediakanalen op een efficiënte en effectieve manier kunnen inzetten en beheren.'
Maak de grootste klager tot fan
Zo gebruikt Martine Splint sociale media regelmatig om voor haar manager informatie op te zoeken over potentiële subsidiegevers of samenwerkingspartners. 'Hij kan zich dan goed voorbereiden op gesprekken en is in staat om op een eenvoudige manier het ijs te breken. LinkedIn gebruiken we regelmatig. Laatst hadden we een oproepje op ons profiel geplaatst waarin we vroegen wie ons zou willen helpen bij het organiseren van een leuke activiteit voor onze cliënten. Prompt reageerder er direct bedrijven met mooie initiatieven'. Maar hoe handig social media ook is, het is geen op zich zelf staand instrument om relaties te managen, vindt Gé Bouma. 'Het is een goed hulpmiddel om de relatie te versterken. Persoonlijk contact blijft uiteindelijk het allerbelangrijkste element van relatiebeheer. Je moet vertrouwen creëren. Dat betekent: doen wat je belooft, eerlijk zijn, bedanken als dat nodig is en een goed product leveren. En ja, mensen willen gekend worden. Dus als jij iemand vijf weken geleden op een netwerkbijeenkomst hebt ontmoet, is het prettig wanneer je hem of haar tijdens een volgende bijeenkomst ook herkent. Ik hield me als directiesecretaresse voortdurend bezig met de vraag: wat zijn goede relaties voor mijn baas, waar kan ik een deur openen en wie zal ik volgende week even nabellen? Als je zorgt voor een goede band lukt het je om de grootste klager tot fan te maken'.
Tien gouden relatiemanagementtips
- Ga na welke bijdrage jij kunt leveren aan relatiemanagement binnen jouw bedrijf.
- Zet relatiemanagement op de overlegagenda met vakgenoten en/of collega's. Het is leuk om te horen hoe zij ermee omgaan.
- Vraag jezelf af of je oprecht geïnteresseerd bent in collega's en klanten. Stel oprechte vragen en luister zonder vooroordeel.
- Sta eens stil bij de sfeer op jouw afdeling. Wat zou jij eraan kunnen verbeteren?
- Blijf tijdens een telefoongesprek 'altijd bij de les' en tover een glimlach op je gezicht.
- Maak wat vaker een praatje met collega's.
- Als je van plan bent een cadeau aan een medewerker, klant of andere zakenpartner te geven, koop dan iets dat bij deze persoon past. Probeer erachter te komen wat de interessegebieden zijn en ga vervolgens op zoek naar iets origineels.
- Bezoek eens een bijeenkomst van een vakvereniging voor office managers. Het is een leuke manier om vakgenoten te leren kennen en informatie uit te wisselen.
- Maak je rol als relatiemanager bespreekbaar in de organisatie. Hoe kijken je baas en de afdeling personeelszaken er tegenaan bijvoorbeeld.
- Word je bewust van je eigen onzichtbare kwaliteiten!
Bron/lees meer: nathaliescholtes.nl