Een marketingcampagne plannen in MS Dynamics CRM

Marketingcampagne sjablonen (templates) in Microsoft Dynamics CRM Online

Bron: magnetism.co.nz

Voorbeeld van marketingcampagne: gepland van begin tot eind

Marketingcampagnes kunnen maanden, jaren en tientallen taken en activiteiten omspannen. Hier volgt een voorbeeld van de manier waarop een marketingteam Microsoft Dynamics CRM Online kan gebruiken om campagnes van het begin tot het einde te plannen, te voeren en bij te houden.

Een nieuwe productlancering

Benjamin is marketingmanager van Adventure Works, een bedrijf dat een groot assortiment aan fietsen ontwerpt en fabriceert. Het bedrijf van Ben lanceert een nieuwe, voordelige fiets – de AW1234 – gericht op forenzen in stedelijke gebieden. Ter ondersteuning van de lancering van de fiets willen Ben en zijn manager Julia een uitgebreide marketingcampagne met materiaal voor mailings, gedrukte advertenties in de media en sponsoring van een lokaal evenement. Ze willen er ook zeker van zijn dat ze alles centraal kunnen bijhouden.

Een geslaagde campagne plannen

Het is januari, en de lancering van de fiets AW1234 staat gepland voor het begin van de zomer. Ben begint met het signaleren van de planningtaken die hij en zijn team moeten uitvoeren om een succesvolle marketingcampagne te kunnen opzetten.

Ben maakt een nieuwe campagne in Microsoft Dynamics CRM Online, geeft de campagne een naam en voorlopig de status Voorgesteld. Ben stelt de begindatum van de campagne in op 21 maart en de einddatum op 21 september omdat hij wil dat de campagne samenvalt met het belangrijkste buitenseizoen van zijn regio.

Tip

Zie Een campagne maken of bewerken voor stapsgewijze instructies over het opzetten van een basiscampagne.

Nadat hij de basiscampagne heeft opgeslagen, kan Ben gaan beginnen met het toevoegen van zijn planningtaken en campagneactiviteiten.

Planningactiviteiten

Planningactiviteiten zijn Microsoft Dynamics CRM Online-activiteiten die aan een specifieke campagne zijn gekoppeld. Ben en Julia hebben de volgende planningactiviteiten voor de campagne aangeduid:

• Vaststellen welk marketingmateriaal moet worden gemaakt
• Advertentiekanalen en ondersteunend materiaal selecteren
• Mediakanalen benaderen om advertentietijd of -ruimte te reserveren
• Contact opnemen met een lokale liefdadigheidsinstelling om sponsoring van de fietsrace van 25 kilometer voor het goede doel te bevestigen
• Marketingmateriaal en advertenties beoordelen en goedkeuren

Campagneactiviteiten

Campagneactiviteiten zijn vergelijkbaar met planningactiviteiten, maar omvatten aanvullende, campagnespecifieke informatie, zoals budgetten en namen van leveranciers. Ben heeft de volgende vroegtijdige campagneactiviteiten aangeduid:

• doelmarketinglijsten maken of verfijnen
• contact opnemen met ontwerpbureau met het verzoek marketing- en advertentiemateriaal samen te stellen

Ben zal aanvullende campagneactiviteiten toevoegen wanneer hij en zijn team deze eerste activiteiten als voltooid hebben gemarkeerd in Microsoft Dynamics CRM Online. Ben delegeert een aantal activiteiten door deze aan andere leden van zijn organisatie toe te wijzen. Hij vraagt bijvoorbeeld aan een PR-medewerker van Adventure Works om contact op te nemen met de liefdadigheidsinstelling, en aan Julia om het marketingmateriaal goed te keuren.

Tip

Voor stapsgewijze instructies over het maken van nieuwe planningsactiviteiten, raadpleeg je  Een planningactiviteit toevoegen aan een campagne en Een activiteit maken of bewerken.

Zie Een campagneactiviteit toevoegen aan een campagne of campagnesjabloon voor stapsgewijze instructies over het maken van campagneactiviteiten.

Het maken of verfijnen van de marketinglijsten die door het marketingmateriaal en de advertenties worden ondersteund, is een belangrijke vroegtijdige campagneactiviteit. Ben klikt in het gebied Marketing op Marktlijsten, bekijkt de bestaande lijsten en besluit voor het moment zijn lijsten 'Alle winkeliers', 'Alle lokale klanten – E-mail', en 'Terugkerende klanten' te gebruiken. Ben moet een nieuwe lijst maken om follow-uprespons op de campagne te beheren, maar dat kan hij later doen, als de campagne al is begonnen.

Opmerking

Voor een inleiding tot het maken en verfijnen van goede marketinglijsten raadpleeg je Optimaal gebruikmaken van marketinglijsten in je team.

Het plan implementeren

Ben en zijn team beginnen met het afronden van elke planningtaak en campagneactiviteit. Ben en Julia gebruiken het rapport Campagneprestaties om de voortgang en voltooiingsstatus van taken en activiteiten in de campagne van Ben bij te houden. Ben kan dit rapport ook gebruiken om informatie over doelen, definities, responsen en financiële resultaten van de campagne te bekijken.

Na zes weken heeft Adventure Works in samenwerking met het ontwerpbureau een set marketingmateriaal en advertentie-items ter ondersteuning van de campagne samengesteld:

• Brochures voor winkeliers
• Briefkaarten voor bestaande klanten
• Een uit twee pagina's bestaande advertentie voor de gratis wekelijkse krant die bij busstations wordt gedistribueerd
• Waterflesjes met de naam van het bedrijf voor de fietsrace voor het goede doel
• Spandoeken voor beurzen, de fietsrace en andere evenementen
• Ontwerp van de kraam voor evenementen

Ben voegt al deze items in Microsoft Dynamics CRM Online toe als verkoopdocumentatie. Ben geeft zichzelf op als de contactpersoon voor het materiaal en hij stelt een vervaldatum in om er zeker van te zijn dat het marketingmateriaal niet meer wordt gebruikt als de campagne is afgelopen.

Tip

Zie Verkoopdocumentatie toevoegen of bewerken voor stapsgewijze instructies.

Adventure Works heeft ook samengewerkt met een lokale liefdadigheidsinstelling om een jaarlijkse fietsrace van 25 km in de stad te sponsoren. Voor dit evenement zijn spandoeken nodig, een kraam, en weggeefartikelen, zoals flesjes water met de merknaam, briefkaarten, brochures, en een uit twee pagina's bestaande krantenadvertentie. Na het evenement voeren Nancy, de verkoopmanager van Adventure Works, en haar verkoopteam, een follow-up uit onder personen die hebben aangegeven meer informatie te willen ontvangen.

De campagne begint te lopen

De zomer staat voor de deur. Ben kan gaan beginnen met het maken en plannen van de volgende belangrijke campagneactiviteiten:

• Dozen met brochures naar winkeliers sturen aan de hand van de marketinglijst 'Alle winkeliers'
• Briefkaarten met de bekendmaking van het nieuwe product naar de marketinglijst 'Terugkerende klanten' versturen.
• Een e-mail over de fietsrace voor het goede doel naar alle lokale klanten sturen
• De uit twee pagina's bestaande advertentie naar de krant sturen
• Studenten inhuren om in de stad posters op te hangen
• De fietsrace voor het goede doel bijwonen (met kraam, spandoek, flesjes water, posters en ander marketingmateriaal)
• Potentiële klanten die tijdens het evenement zijn gegenereerd, telefonisch benaderen

   

Opmerking

Campagneactiviteiten in Microsoft Dynamics CRM Online bevatten een lijst Type die u kunt gebruiken om onderscheid te maken tussen veel van deze activiteiten. Ben kan bijvoorbeeld zijn brochure- en briefkaartmailings categoriseren als 'Inhouddistributie' en telefoongesprekken na het evenement als 'Direct follow-upcontact'.

Ben kan ook een Microsoft Office Excel-werkblad maken met alle potentiële klanten die tijdens het evenement zijn gegenereerd en deze lijst in Microsoft Dynamics CRM Online importeren met behulp van de wizard Gegevens importeren. Voor meer informatie raadpleeg je Records uit een bestand importeren.

Voortgang bijhouden en succes meten

Op de eerste dag van de zomer arriveert de fiets AW1234 in fietswinkels overal in de regio. De campagne is al drie weken aan de gang en de verkoopmedewerkers zeggen dat de belangstelling groot is. Ze zijn begonnen met het versturen van opvolgingscommunicatie naar potentiële klanten met behulp van Microsoft Dynamics CRM Online, en sommige potentiële klanten worden naar accounts geconverteerd.

Hoewel de lancering nu voltooid is, heeft Ben nog drie maanden taken en activiteiten gepland nadat de fiets AW1234 in de winkels staat om de marketingcampagne bij te houden en beheren. Naast het rapport Campagneprestaties dat eerder is beschreven, kunnen Ben en Julia de volgende rapporten gebruiken om de voortgang bij te houden en het succes te meten:

• Het rapport Status van de campagneactiviteit geeft een overzicht weer voor één campagne, inclusief geplande en werkelijke tijdparameters, details van de bovenliggende campagne en de definitiestatus.
• Het rapport Campagnevergelijking geeft de meest en minst succesvolle campagnes van Adventure Works aan.

   

De campagne afsluiten

Rond september wordt de campagne voor de lancering van de AW1234 afgerond. Met een geslaagde campagne met behulp van Microsoft Dynamics CRM Online in zijn zak kijkt Ben de campagne voor de decemberperiode met alle vertrouwen tegemoet.

Bron / lees meer: https://rc.crm.dynamics.com/RC/2011/nl-nl/online/5.1_CTP/completecampaigns.aspx